Digitale Ordnung auf PC und Handy

Digitale Ordnung auf PC und Handy – wie schaffe ich das?

In unserer technisierten Welt wird digitale Ordnung immer wichtiger. Haben Sie schon einmal daran gedacht, dass sich auf Ihrem PC und Ihrem Smartphone immer mehr digitaler Ballast ansammelt? Vielen ist das gar nicht bewusst. Wenn Sie auf Ihren PC und Ihrem Handy digitale Ordnung herstellen, verbessern Sie damit nicht nur die Leistung Ihrer Geräte. Sie finden auch schneller, was Sie suchen. Ich unterstütze regelmäßig meine Kunden dabei, digitale Ordnung auf PC und Handy herzustellen - ganz entspannt und auch für Sie einfach zu schaffen.

Sieben Schritte für die digitale Ordnung auf Ihrem PC

Schritt 1: Backup erstellen

Bevor Sie mit dem Aufräumen beginnen, erstellen Sie eine Sicherung. Dies können Sie entweder durch eine Kopie auf Ihrem PC oder Laptop selbst oder noch besser auf einer externen Festplatte tun. Perfekt ist es, wenn Sie in bestimmten Abständen, z.B. einmal im Monat, Ihre Daten auf einer zweiten externen Festplatte sichern. Außerdem gibt es im Internet kostenfrei Programme, die regelmäßig alle Dateien Ihres Rechners automatisch sichern. Oder Sie nutzen - je nach Betriebssystem - eine automatische Sicherung in der Cloud.

Schritt 2: Klare Ordnerstruktur für digitale Ordnung anlegen

Mit der Dateisuche können Sie meistens gesuchte Dokumente finden. Trotzdem plädiere ich für eine strukturierte Ablage, die einfach zu realisieren ist. Überlegen Sie, zu welchen Hauptthemen Sie Dokumente auf Ihrem PC haben und legen Sie entsprechende Ordner an. Dabei hat es sich bewährt, die Namen der Ordner mit einer Zahl beginnen zu lassen. Dann werden die Ordner in Reihenfolge dieser Zahlen am Anfang sortiert angezeigt, wie zum Beispiel:
01 Amtliche Dokumente
02 Finanzen und Steuer
03 Beruf und Arbeit
04 Versicherungen
05 Wohnung
06 Auto – Abos
Usw.

Innerhalb dieser Ordner legen Sie bei Bedarf weitere Unterordner mit der gleichen Systematik an. Die Zahl 7 ist dabei übrigens eine magische Größe. Informationswissenschaftler haben nämlich festgestellt, dass ein Mensch insgesamt sieben Einheiten noch gut überschauen kann. Mit insgesamt sieben Ordnern auf jeder Ebene behalten Sie stets den Überblick.

Ich schlage meinen Kundinnen und Kunden vor, die Struktur der digitalen Ordnung auch für ihre analogen Ordner zu übernehmen. Sie können also auch für die Sortierung Ihrer Papiere Ordner mit der Beschriftung „Amtliche Dokumente", „Finanzen und Steuer“ usw. anlegen.

Schritt 3: Dateien in die Ordnerstruktur verschieben

Verschieben Sie nun die vorhandenen Dateien in die angelegte Ordnerstruktur. Löschen Sie dabei alte, nicht mehr benötigte Dateien.

Schritt 4: Software optimieren

Deinstallieren Sie Programme, die Sie nicht mehr verwenden. Achten Sie darauf, dass die verbleibenden Programme und das Betriebssystem immer auf dem neuesten Stand sind. Auch das gehört zur digitalen Ordnung.

Schritt 5: Desktop aufräumen

Halten Sie Ihren Desktop frei von Dateien und Verknüpfungen. Legen Sie also niemals Dateien auf dem Desktop ab. Nehmen Sie sich kurz Zeit und überlegen Sie, in welche Kategorie eine Datei gehört. Das schafft digitale Ordnung auf Ihrem Schreibtisch.

Schritt 6: Digitale Ordnung für Ihre E-Mails

Legen Sie in gleicher Weise wie auf Ihrem PC auch in Ihrem E-Mail-Postfach Ordner an. Auch hier hilft die Ziffer am Anfang eines Ordnernamens für eine übersichtliche Sortierung. Sofern möglich, können Sie dieselben Namen verwenden wie in Ihrem Dateisystem. Dann prägt sich Ihnen Ihre Ordnerstruktur noch besser ein. Löschen Sie Nachrichten, die Sie nicht mehr benötigen, sofort. Im Posteingang sollten nur noch nicht beantwortete E-Mails sein oder solche, bei denen Sie noch auf eine Antwort warten. Legen Sie ggf. für Internet-Einkäufe eine gesonderte E-Mail-Adresse an. Kündigen Sie Abos und Newsletter, die Sie nicht mehr benötigen.

Schritt 7: Passwörter organisieren

Für den sicheren Zugang zu Systemen ist es wichtig, dass Sie sichere Passwörter wählen. Eine Möglichkeit ist einen sog. Passwort-Manager wie zum Beispiel das kostenfreie KeePass zu nutzen. Solche Programme speichern alle Passwörter in einer verschlüsselten Datenbank. Diese Datenbank ist über ein Master-Password zugänglich.

Drei Routinen für die digitale Ordnung auf dem PC

Routine 1: Dateien regelmäßig sichern

Legen Sie fest, wie oft Sie die Dateien und Programme Ihres PCs sichern (siehe dazu auch weiter oben „Backup erstellen“. Nutzen Sie ggf. Cloud-Dienste, um Speicherplatz zu sparen und Daten sicher zu halten.

Routine 2: Regelmäßig aufräumen

Planen Sie regelmäßige Aufräumaktionen, um Ihren PC in Schuss zu halten.

Routine 3: E-Mails regelmäßig checken

Nehmen Sie sich eine feste Zeit vor, in der Sie Ihre E-Mails regelmäßig durchsehen.

Fünf Schritte für die digitale Ordnung auf Ihrem Handy

  • Schritt 1 - Apps löschen: Löschen Sie alle Apps, die Sie nicht mehr benötigen.
  • Schritt 2 - App-Abonnements überprüfen: Überprüfen Sie Ihre App-Abonnements und löschen Sie die, die Sie nicht mehr nutzen.
  • Schritt 3 - Chats durchsehen: Löschen Sie alte Chatverläufe.
  • Schritt 4 - Kontakte checken: Entfernen Sie Kontakte, die Sie nicht mehr benötigen.
  • Schritt 5 - Fotos ordnen: Sichten Sie regelmäßig Ihre Fotos, zum Beispiel am Ende jeden Monats. Löschen Sie die nicht so schönen Doppelaufnahmen Lesen Sie dazu mehr unter Aufgeräumte Fotos: Digitale Fotos richtig sortieren .

 

Zum guten Schluss: Recycling

Entsorgen Sie alte Hardware ordnungsgemäß und recyclen Sie diese, wenn möglich. Tipps wohin mit den Geräten finden Sie hier unter Aufräumtipps online. 

 

Durch diese Schritte und Routinen machen Sie nicht nur Ihren PC und Ihr Smartphone effizienter, sondern leisten auch einen Beitrag für die Umwelt. Bei allen Fragen rund um die digitale Ordnung bin ich mit Rat und Tat gerne an Ihrer Seite.

 

Nehmen Sie Kontakt zu mir auf!

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