Foto mit liegenden Schnellheftern und zwei Ordnern

Wie sortiert man seine Papiere richtig?

Wenn wir die Steuererklärung einmal im Jahr vorbereiten, brauchen wir sie dringend. Aber nicht nur dann. Unser Leben lang sind wir gefordert, unsere Papiere zu sortieren, auszumisten und ordentlich abzulegen. Deshalb fragen mich viele meiner Kunden: wie sortiert man seine Papiere richtig?

Was brauchen Sie, um Papiere richtig zu sortieren?

Als erstes benötigen Sie genügend Ordner zum Abheften, Registerblätter und freie Regale bzw. Schränke für die Ordner. Außerdem drei Ablagekörbe, in die Sie Ihre laufende Post ablegen:

  1. abheften
  2. bearbeiten
  3. dringend, wichtig

Post, die Sie öffnen, legen Sie gleich in einen der Ablagekörbe. Oder Sie heften sie in einem Ordner ab. Wichtig: Begleitschreiben, die lediglich auf das mitgeschickte Dokument verweisen, entsorgen Sie sofort. Verschaffen Sie sich einen Überblick über all Ihre Papiere.

Nicht mehr benötigte Papiere ausmisten

Als nächstes misten Sie alle Papiere aus, die nicht mehr aktuell sind. So kommen Gebrauchsanweisungen von Geräten, die Sie nicht mehr haben, gleich weg. Dabei ist es wichtig, dass Sie die geltenden Aufbewahrungsfristen kennen. Meine Empfehlungen:

  1. Garantiebelege, Quittungen, Kassenzettel: 2 Jahre
  2. Kontoauszüge, Rechnungen (Nebenkosten, Telefon ...): 4 Jahre
  3. Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen: 6 Jahre
  4. Gerichtsurteile, Mahnbescheide, Kreditunterlagen: 30 Jahre
  5. Zeugnisse, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise: bis zur Rente
  6. Amtliche Dokumente wie Geburtsurkunden, Pass, Taufschein, Familienbuch, Heiratsurkunde, Führerschein, Arztberichte: lebenslang

Beachten Sie, dass Selbständige Ihre Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren haben. In meiner täglichen Praxis gehe ich bei meinen Kunden beim Aussortieren pragmatisch vor. Sprechen Sie mich dazu gerne »persönlich an.
Planen Sie genügend Zeit ein für das Ausmisten und Entsorgen der Papiere. Aus meiner Erfahrung weiß ich, dass sich manche beim Sortieren und Ausmisten der Papiere mit dem Entscheiden schwer tun. Deshalb hilft mein Blick als erfahrener »Aufräumcoach. Schreddern Sie vertrauliche Unterlagen. Entsorgen Sie alle nicht mehr aktuellen Dokumente, die Sie nicht mehr benötigen.

Welche Ordnerstruktur empfiehlt sich, um Papiere richtig zu sortieren?

Dann legen Sie eine Ordnerstruktur an. Jeder Ordner hat ein Hauptthema. Zu jedem Hauptthema sortieren Sie Papiere der zugehörigen Kategorien. Die Kategorien sind persönlich und individuell. Aber in so gut wie jedem Haushalt kehren bestimmte Themen und Kategorien wieder. Deshalb hier mein Vorschlag für eine Ordnerstruktur, um Papiere richtig zu sortieren:

  1. Amtliche Dokumente: Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Familienbuch ...
  2. Finanzen: Kontoauszüge, Bankunterlagen ...
  3. Rente: Sozialversicherungsunterlagen, Rentenversicherungsbescheinigungen
  4. Steuer: Steuerbescheide, Rechnungen aus dem laufenden jahr
  5. Versicherungen
  6. Gesundheit
  7. Abonnements und Mitgliedschaften
  8. Beruf - Arbeit
  9. Vorsorgedokumente: Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung
  10. Gebrauchsanweisungen
  11. Wohnung: Mietvertrag, Nebenkosten

Dazu finden Sie weitere Hinweise in meinem Ratgeber »"Die 50 besten Chaos-Killer für Familien".
Danach beschriften Sie die Ordner mit dem jeweiligen Hauptthema. Anschließend sortieren Sie die Papiere in die betreffenden Kategorien ein. Dabei verwenden Sie zur Unterteilung in die Kategorien farbige Registerblätter. Füllen Sie die Ordner nur zu 80 %. Dann sind sie noch gut handhabbar. Legen Sie bei Bedarf einen zweiten Ordner zum selben Thema an.

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