Mit Hilfe von spezieller Steuersoftware oder auch Apps für das Handy ist es heute immer einfacher, die Steuererklärung zu erledigen. Auch, wenn man nur noch selten Belege beim Finanzamt einreichen muss, müssen wir diese für eventuelle Nachfragen vorhalten. Und egal, ob Sie die Steuererklärung digital erledigen, die Steuerformulare per Hand ausfüllen oder Ihre Steuer einem Steuerberater übergeben, stehen Sie vor der Frage: wie Steuerunterlagen sortieren?
Was ist das beste System, Steuerunterlagen zu sortieren?
Meine Empfehlung: fangen Sie sofort mit dem Sortieren der Steuerunterlagen an. Das heißt: legen Sie im Laufe eines Jahres alle Belege, die während dieses Jahres hereintrudeln, in der betreffenden Kategorie ab. Und zwar entsprechend der Struktur der Einkommensteuererklärung oder nach Lebensbereichen. Solche Kategorien sind zum Beispiel:
- Allgemeine Ausgaben: haushaltsnahe Dienstleistungen, abzugsfähige Versicherungen.
- Sonderausgaben: Kirchensteuer, Spenden, Berufsausbildungskosten
- Außergewöhnliche Belastungen: Krankheitskosten (wie Arztrechnungen etc.)
- Einkünfte aus selbständiger Arbeit
- Corona-Hilfen
- Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit: Lohnsteuerbescheinigungen, Einkommensnachweise, Werbungskosten, Fortbildungen, Arbeitsmittel, Steuerberatungskosten, Porto
- Einkünfte aus Kapitalvermögen: Steuerbescheinigungen der Banken
- Rentenleistungen
- Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung (Anlage V): Mieteinnahmen, Betriebskosten, Handwerkerrechnungen, Hausgeldabrechnungen
- Vorsorgeaufwendungen
- ...
Sie können die Steuerunterlagen in einem Ordner mit beschrifteten Zwischenblättern abheften. Oder in verschiedenen Kunststoff-Heftstreifen, die sie zusammen in eine Mappe legen. Dieser Ordner oder diese Mappe ist am besten griffbereit dort, wo Sie Ihre Post öffnen.
Wenn Sie einen Steuerberater mit Ihrer Steuererklärung beauftragen, ist es sinnvoll, Belege und Rechnungen einzuscannen oder zu fotografieren und entsprechend der vorgeschlagenen Struktur auf Ihrem Rechner abzuspeichern.
Für das Ausfüllen der aktuellen Steuererklärung hilft es, wenn Sie außerdem folgende Unterlagen in einem Ordner oder digital griffbereit haben:
- Die Steuererklärung des Vorjahres. In Steuersoftware kann man die Angaben der letzten Steuererklärung für die aktuelle automatisch übernehmen und muss dann nur bestimmte Angaben aktualisieren.
- Den Steuerbescheid des Vorjahres.
- Sofern vorhanden, eine Checkliste Ihres Steuerbüros mit Angaben, welche Unterlagen Sie benötigen.
- Kontoauszüge, abgeheftet oder digital. Darin finden sich viele Nachweise für erfolgte Zahlungen, falls Ihnen die Belege nicht mehr vorliegen.
Wie gestalte ich die Ablage für die Steuerunterlagen?
Ich empfehle für das Sortieren der Steuerunterlagen, die relevanten Belege in einem eigenen Ordner oder einer eigenen Mappe abzulegen (Aufschrift: „Steuer“). Nach Erhalten des Steuerbescheids können Sie die Unterlagen, die Sie länger aufbewahren wollen, an Ihren „Dauerplatz“ umsortieren. Für die dauerhafte Ablage hilft eine klare Ordnerstruktur.
Beachten Sie für die langfristige Ablage die jeweiligen Aufbewahrungsfristen (siehe dazu weiter unten). Heben Sie also nur die Unterlagen auf, die Sie wirklich benötigen.
Wie vermeide ich Fehler beim Sortieren der Steuerunterlagen?
Oft kommt es vor, dass mir Kunden ihre Papierberge zeigen, in denen Sie alle Unterlagen durcheinander aufheben. Häufig sind darunter sogar ungeöffnete Briefumschläge. Und das oft noch verteilt auf die ganze Wohnung. Fehler können Sie vermeiden, wenn Sie folgendes beachten:
- Briefe gleich öffnen.
- Unterlagen nicht unsortiert auf Stapeln sammeln, sondern gleich ablegen.
- Papiere an festen Stellen in der Wohnung stapeln.
- Ordner von außen beschriften, so dass klar ist, was Sie darin abheften (vermeiden Sie Beschriftungen wie „Unterlagen“ oder „Diverses“).
Damit Stapel sich von Anfang an nicht bilden, sollten Sie also Unterlagen (und auch andere Dinge) immer an ihren jeweiligen Aufbewahrungsort bringen. Hilfreich ist dafür, dass es einen festen Platz gibt, eine Ordnerstruktur oder eine feste Mappe zum Beispiel für die Steuerunterlagen.
Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?
Ich stelle häufig fest, dass meiner Kunden zu viele Unterlagen aufheben. Deshalb quellen Ordner über. Neu hinzukommende Unterlagen lassen sich nicht mehr strukturiert abheften, weil im Ordner nichts mehr Platz hat. Es entstehen Chaosberge mit Papieren auf dem Schreibtisch oder sonst wo in der Wohnung.
Es macht also Sinn, darüber nachzudenken, welche Unterlagen Sie wie lange benötigen. Ich gehe dabei sehr pragmatisch vor und bin eine Freundin von starker Reduzierung.
Eine mögliche Empfehlung für die Aufbewahrung von Unterlagen ist:
- 2 Jahre: Garantiebelege, Quittungen, Kassenzettel
- 4 Jahre: Kontoauszüge, Rechnungen (Nebenkosten, Telefon ...)
- 6 Jahre: Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen
- 30 Jahre: Gerichtsurteile, Mahnbescheide, Kreditunterlagen
- Bis zur Rente: Zeugnisse, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise
- Lebenslang: Amtliche Dokumente wie Geburtsurkunden, Pass, Taufschein, Familienbuch, Heiratsurkunde, Führerschein, Arztberichte
Beachten Sie, dass Selbständige Ihre Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren haben.
Wenn Sie einmal im Jahr Ihre Ordner durchsehen und nicht mehr benötigte Unterlagen entsorgen (Vertrauliches ggf. schreddern), werden Ihre Ordner nicht mehr überquellen
Was ist noch wichtig beim Sortieren der Steuerunterlagen?
Auf jeden Fall ist es sinnvoll, Unterlagen digital abzulegen. Bestimmte Unterlagen sind gleichwohl im Original aufzubewahren.
Steuerunterlagen sortieren im Überblick
- Fangen Sie sofort / heute noch an mit der Ablage - am besten digital.
- Legen Sie die Steuerunterlagen nach der Struktur der Einkommensteuererklärung oder nach Lebensbereichen ab.
- Wenn Sie Ordner für die Ablage verwenden, beschriften / benennen Sie die Ordner eindeutig, verständlich und gut lesbar.
- Beachten Sie Aufbewahrungsfristen.
- Sehen Sie einmal im Jahr Ihre Ordner durch und entsorgen Sie nicht mehr benötigte Unterlagen.
Ich unterstütze meine Kunden bei allen Aufgaben der Büroorganisation: vom Aussortieren, Ordnen und systematisch Ablegen von Unterlagen bis zur Unterstützung bei der Erledigung von kleineren Alltagsarbeiten wie zum Beispiel beim Online-Banking.
Dabei geht es häufig um folgende Fragen:
- Wie sortiere ich meine Unterlagen?
- Wie lange muss ich meine Unterlagen aufheben?
- Wie schaffe ich es, eine nachhaltige Ordnung in meine Papiere zu bringen?
- Was halten Sie davon, wenn ich meine Ordner nach Farben sortiere?
